17 juin 2016
Au cours des dernières années, de nombreux arguments pour et contre une politique du bureau propre sur le lieu de travail ont été avancés.
Certains disent qu’une telle politique freine la créativité et dépersonnalise le lieu de travail.
D’autres affirment qu’elle renforce l’impression de compétence des entreprises vers l’extérieur et le sens de l’ordre des salariés.
Depuis peu, la politique du bureau propre connaît un regain de popularité, car elle s’accorde avec la pratique récente du « hot desking » (ou bureaux partagés) qui consiste à attribuer les postes de travail en fonction des besoins des uns et des autres et non plus de façon permanente.
Mais de nos jours, l’argument décisif – et irréfutable – pour adopter une politique du bureau propre est l’obligation d’assurer la sécurité de l’information.
Par définition, une politique du bureau propre précise l’état dans lequel les salariés devraient laisser leur poste de travail au moment où ils le quittent. Les informations sensibles devraient toujours être à l’abri du regard de toute personne passant devant les postes de travail, que ce soit des collègues, des agents de service ou des visiteurs.
Les bureaux devraient être débarrassés de tout papier, y compris des post-its, des papiers contenant des informations sensibles telles que numéros de compte bancaire et tous les documents qui ne sont pas strictement nécessaires. La politique concerne également les informations sensibles numériques.
La mise en place d’une politique du bureau propre est un des moyens les plus simples de protéger les informations sensibles et de réduire les risques de fuites de données et d’usurpation d’identité.
Une politique du bureau propre permet aussi de se mettre en conformité avec la législation en matière de sécurité de l’information.
Pour aider les salariés à faire place nette sur leur bureau, faites appel à un prestataire de déchiquetage de documents éliminer un maximum de papiers. Des conteneurs verrouillés devraient être installés aux endroits stratégiques de vos locaux et les documents déchiquetés de façon récurrente. Rappelez à vos salariés que les documents sensibles ne doivent jamais être jetés dans une poubelle ou une corbeille à papier de recyclage.