10 conseils pour s’organiser et améliorer la productivité et la sécurité de votre lieu de travail

Voici quelques faits que vous ne connaissiez peut-être pas sur la désorganisation de votre lieu de travail : 

• Une recherche rapide en ligne indique que l’employé moyen perd jusqu’à 4,3 heures par semaine à chercher ses documents papier, qu’ils soient perdus ou égarés.
• Le désordre demeure l’un des plus grands défis au bureau, selon l’Association nationale de la productivité et des organisateurs professionnels.
• Une étude américaine précédente nommée « Cost of Disorganization » (le coût de la désorganisation) a montré que 46 % des travailleurs de bureau avaient perdu un dossier, un, téléphone portable, une calculatrice, une clé USB, une mallette ou un ordinateur portable l’année précédente.

Mais les informations confidentielles qu’on laisse derrière soi, sur papier ou sur disque dur représentent un risque de sécurité énorme.  

Conseils d’organisation de votre espace de travail

1. Organisez et utilisez un système de fichiers standard
   Toute fourniture nécessite un lieu identifiable qui la rend plus facile à trouver et à remettre en place. Utilisez un système de fichiers standard pour les documents numériques et papier. Ces documents doivent être correctement indexés et faciles à retirer.
2. Faites une liste de tâches
   Faites une liste de choses « à faire » quotidienne (et hebdomadaire, et mensuelle). L’idée est de se consacrer à finir ses tâches. Ceci vous permettra de prioriser les informations que vous créez, conservez ou éliminez.
3. Étiquetez vos informations confidentielles
   L'étiquetage facilite une meilleure organisation et une meilleure conservation des informations. Les informations confidentielles devraient être étiquetées par contenu et date de destruction selon les lois sur la confidentialité.
4. Servez-vous de dossiers et gardez votre bureau en ordre
   Mettre les informations d'un projet dans des dossiers permet de débarrasser le bureau de feuilles volantes et permet aussi de classer les documents sur un disque dur. Un bureau et un écran d'ordinateur ordonnés protège les informations contre les voleurs d’informations susceptibles de les voir et de les voler. Une Politique du rangement de bureau répond à ces objectifs en instruisant aux employés de retirer les informations confidentielles de leurs bureaux et de leurs écrans en fin de chaque journée.
5. Verrouillez vos informations confidentielles
   Toutes les informations confidentielles doivent être verrouillées, dans un tiroir, un classeur à tiroirs, un placard ou une salle verrouillable, et par mot de passe et autres systèmes de sauvegarde informatique.
6. Élimination
   Nettoyer et éliminer régulièrement les fichiers. Les informations confidentielles sur papier ne devant pas être conservées plus longtemps doivent être détruites de manière sécurisée. Éliminez le dossier « téléchargement » sur tous les disques durs et supprimez les fichiers en double et les applications inusitées. Rappelez-vous que supprimer des fichiers permet de mieux organiser les éléments mais ne signifie pas un retrait permanent du disque dur. Détruisez tous les disques durs lorsque les informations numériques ne sont plus nécessaires ou lorsque les disques durs sont défectueux.  
7. Sauvegardez vos fichiers confidentiels
   La sauvegarde des fichiers est capitale en cas de panne d’ordinateur ou s’il est piraté par rançongiciel.
8. Servez-vous de la technologie
   Conservez vos numéros de téléphone et autre données souvent utilisées sur votre ordinateur et/ou votre téléphone mobile. Les calendriers en ligne peuvent être utiles.
9. Soyez ordonné(e)
   Rangez votre espace de travail personnel chaque jour. Prévoyez un endroit pour ranger les manteaux et gardez vos effets personnels dans un tiroir fermé à clé. Un bureau ordonné transmet un message « organisé » aux visiteurs et employés.  
10. Passez au vert
    Les lampes, bureaux et chaises en bonne condition peuvent être recyclées ou données ; ce qui n’est pas le cas du papier ou des documents numériques qui doivent être détruits. Une politique d'élimination globale Shred-it All signifie que tous les documents doivent être détruits de manière sécurisée avant d’être recyclés, ce qui doit s'appliquer à la fois aux documents numériques et papier.

Commencez à protéger votre entreprise

Pour savoir comment Shred-it peut protéger vos documents confidentiels, archives et disques durs, veuillez nous contacter et vous recevrez gratuitement un devis et une évaluation de risques de sécurité.