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Le bureau zéro papier existe-t-il vraiment ? Non, 10 000 fois non !

Publié février 12, 2018 par Jenny Green


Si la notion de bureau « paperless » fait couler beaucoup d’encre, les statistiques montrent que la demande en papier reste forte.

Rappelons par exemple que l’employé de bureau moyen utilise environ 10 000 feuilles de papier par an. Et le Paperless Project signale que la consommation de papier au niveau mondial a augmenté de 400 % au cours des 40 dernières années.

Voici 10 raisons pour lesquelles l’objectif du zéro papier au bureau reste si difficile à atteindre, et des mesures permettant de se rapprocher du but.

 

1. Budget

Selon un billet de blog sur le site de Lasersresource.com, l’impression coûte jusqu’à 3 % du chiffre d’affaires des entreprises et constitue la troisième dépense après les salaires et le loyer. Réduisez le budget pour le papier d’un certain pourcentage tous les mois. Dans l’immédiat, vous pouvez aussi utiliser un papier plus léger.

2. Conformité

La législation sur la protection des données stipule que le stockage et la destruction sécurisés de documents doivent être consignés. De plus en plus d’organismes de contrôle acceptent aujourd’hui l’enregistrement numérique de ces activités.

3. Formulaires commerciaux

Aux États-Unis, les frais d’impression des formulaires utilisés par les entreprises s’élèvent à plus de 120 milliards de dollars par an, alors que la plupart d’entre eux ne sont plus d’actualité au bout de trois mois. Utilisez plutôt une version numérique (il existe des programmes pour convertir les formulaires PDF et permettre le remplissage et la signature électroniques).

4. Factures

Une étude récente de la Réserve fédérale sur les systèmes de paiement aux États-Unis montre que les chèques représentent toujours 15 % des paiements scripturaux. Les dépôts directs et les transferts électroniques sont de bons moyens alternatifs en ligne.

5. Post-it

Qui n’a jamais noté un mot de passe sur un post-it ? La compagnie 3M, qui a inventé ces petits pense-bêtes, en produit toujours 50 milliards par an. Pour plus d’efficacité, et surtout plus de sécurité, optez plutôt pour une application de prise de notes informatique, sur votre disque dur ou dans le Cloud.

6. Préférences

Certaines personnes n’aiment pas lire des documents sur un écran, préférant la lecture sur papier. Mais cette réticence est en train de diminuer, sachant que les jeunes s’habituent dès le plus jeune âge à passer du temps devant un écran. Mettez en place une politique de gestion des appareils mobiles pour votre lieu de travail qui encourage aussi la présence de différents types d’appareils facilitant la lecture (tels qu’ordinateurs portables et notebooks).

7. Habitues de travail

Selon les chiffres présentés sur Lasersresource.com, le salarié moyen imprime toujours 34 feuilles de papier par jour – alors que la moitié de ces feuilles ne sont même pas utilisées ! Et 65 % des documents sont jetés ou recyclés le jour même où ils sont imprimés. Mettez en place un programme de réduction du papier pour promouvoir les habitudes de travail permettant de limiter la consommation de papier tout en faisant faire des économies.

8. Réunions

Certaines personnes tiennent toujours à partager des informations tangibles pendant les réunions. Mais pourquoi ne pas faire des présentations visuelles du type PowerPoint et envoyer l’ordre du jour par e-mail ? Si vous devez à tout prix distribuer des documents papier, est-ce que tout le monde en a besoin ? Un lot pour deux personnes est peut-être suffisant.

9. Communications

Des notes de service et des newsletters imprimées circulent toujours dans les entreprises. Passez à la communication interne informatique. Le personnel est connecté à Internet et consulte probablement ses e-mails tous les jours.

10. Archives

Pour certains services (RH, finances, juridique), l’impression et le scannage de documents font partie des processus de travail quotidiens. Selon le site clutterbgone.ca, 25 % des salariés rangent leurs documents sur des piles plutôt que dans des classeurs. Pire, 80 % de ce qui est rangé n’est jamais consulté. Désencombrez votre lieu de travail et mettez en place un système complet de gestion des documents comprenant la sauvegarde de fichiers importants sur un ordinateur. Faites appel à un prestataire de destruction de documents fiable qui propose des services sécurisés de déchiquetage de papier. Le papier déchiqueté devrait être recyclé.

 

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