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Le grand ménage dans vos bureaux : 5 conseils aux entreprises pour se protéger contre une fuite de d

Publié avril 13, 2017 par Jenny Green


 

Le printemps est en pleine éclosion – et il n’y a pas que votre maison qui a besoin d’un grand coup de balai, votre entreprise bénéficierait sans doute aussi d’une vigoureuse opération de désencombrement.

Pour toutes les entreprises, petites ou grandes, le fait d’égarer des documents, des fichiers informatiques ou des appareils électroniques est encore toujours la cause la plus importante des failles de sécurité. Et sachant qu’une nouvelle législation européenne, le Règlement général sur la protection des données (RGPD), entrera en vigueur en mai 2018, les entreprises ont plus que jamais intérêt à faire le point sur leur processus de sécurité de l’information et de prendre les mesures utiles pour le rendre adéquat.

Le top 5 des conseils pour un nettoyage de printemps visant à sécuriser votre lieu de travail

1. Désencombrez vos espaces de bureaux

Désencombrer les bureaux peut sembler une solution évidente, il n’empêche que de nombreuses entreprises ne mettent pas en pratique les bases du rangement. Les salariés devraient enlever tous les papiers et objets pouvant contenir des informations confidentielles de leur bureau si ceux-ci ne sont pas strictement nécessaires à leur tâche en cours. En mettant en place une politique du bureau propre, qui stipule que les salariés doivent toujours ranger leur bureau en fin de journée, vous éliminez le risque de perte de documents, de fichiers et même de post-its contenant des informations sensibles. 

2. Mettez en place un système de stockage des documents

De nombreuses structures ont l’obligation légale de conserver, pour une durée précise, les informations confidentielles se rapportant à leurs clients et salariés, ainsi que les données d’entreprise. Aussi, il est primordial de mettre en place une politique de conservation des documents rigoureuse. Élaborez une politique applicable à toute l’entreprise qui non seulement stipule quels documents doivent être gardés et pour quelle durée, mais qui limite aussi le nombre et le type d’effectifs ayant accès aux espaces de stockage et aux fichiers.

3. Assurez l’évacuation sécurisée des informations confidentielles

Prenez le temps de vérifier si les dispositions pour évacuer les informations confidentielles dans votre entreprise sont suffisamment sécurisées. En jetant le matériel dans des corbeilles de tri ou des poubelles ouvertes, vous exposez les données clients et les informations d’entreprise à un risque de fuite. Vous seriez peut-être mieux avisé de faire appel à un spécialiste de la destruction de données pour gérer l’ensemble du processus d’évacuation et de recyclage de vos documents de façon professionnelle, y compris la destruction de vos disques durs et supports de stockage électroniques. 

4. Sécurisez vos données, au bureau comme à l’extérieur

Le ménage de printemps ne devrait pas se limiter au bureau de votre entreprise, ni aux documents et aux fichiers physiques. Tous les appareils électroniques utilisés sur le lieu de travail et par les effectifs mobiles devraient être cryptés et protégés par un mot de passe. Par ailleurs, les entreprises devraient inciter leurs salariés à être vigilants lorsqu’ils travaillent à l’extérieur ou dans un espace public ; par exemple, ils ne devraient jamais laisser des informations confidentielles sans surveillance ou exposées au regard d’autrui.

5. Prenez vos dispositions pour l’entrée en vigueur prochaine du RGPD

Si vous ne l’avez pas encore fait, préparez-vous à l’entrée en vigueur du Règlement général sur la protection des données (RGPD) qui est prévue pour mai 2018. Les entreprises peuvent prendre les devants en s’assurant qu’elles respectent les nouvelles normes, par exemple en désignant un délégué à la protection des données et en prévoyant un processus de notification sur mesure en cas de violation des données.

Pour en savoir plus sur le nouveau Règlement général sur la protection des données, cliquez ici pour télécharger l’infographie de Shred-it sur le RGPD.


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