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Processus Shred-it : Les bénéfices du recyclage sécurisé du papier

Publié novembre 11, 2016 par Jenny Green


 

Avez-vous déjà mis en place un dispositif de recyclage sécurisé du papier dans votre entreprise ?  

Même si les mesures pour encourager le recyclage du papier ont déjà produit des effets, il faudrait aller encore plus loin. Selon une déclaration datant de 2015 du International Council of Forest and Paper Associations (ICFPA, Conseil international des associations forestières et du papier), au niveau mondial, le taux de recyclage du papier se situe entre 58 % et 75 %.

D’un autre côté, la sécurité de l’information joue un rôle grandissant dans le traitement du papier. Aussi, toutes les entreprises, petites ou grandes, devraient réexaminer la façon dont elles gèrent leurs documents papier.

Les programmes de recyclage sont certes déjà bien rodés, cependant, d’autres initiatives telles qu’une politique du bureau propre peuvent contribuer à renforcer les démarches environnementales des entreprises.

La protection des informations confidentielles sur le lieu de travail peut être assurée par des mesures supplémentaires.

Se focaliser sur la sécurité de l’information ET sur le recyclage sécurisé permet d’améliorer le processus classique d’évacuation des documents tout en protégeant l’environnement. Voici pourquoi :

La création de documents

Méthode classique : les efforts visant à réduire la quantité de papier que nous utilisons a conduit à des stratégies vertes, dont la saisie numérique des informations dans la mesure du possible ou l’impression recto verso. Mais certains documents devront tout de même être imprimés et une fois que ces documents ne sont plus nécessaires, la démarche classique est de simplement les jeter.

Recyclage sécurisé : une entreprise soucieuse de la sécurité est une entreprise qui s’est dotée d’une politique de gestion des documents visant à protéger les informations confidentielles de leur création à leur évacuation. Les exigences de cette politique sont basées sur la conformité à la législation en matière de protection des données, et ses dispositions stipulent que les informations confidentielles doivent être détruites de façon sécurisée dès qu’elles ne sont plus requises. Dans la pratique, l’application de la politique implique aussi que les salariés sont sensibilisés à l’importance de la protection des informations.

L’évacuation

Méthode classique : dans de nombreuses entreprises, les déchets papier sont encore jetés dans des corbeilles à papier pour le recyclage ouvertes, disposées un peu partout dans les bureaux. Ces corbeilles peuvent être à l’origine d’une fuite de données, car les documents peuvent être vus et facilement volés par des salariés mal intentionnés ou des escrocs de passage.

Recyclage sécurisé : un prestataire de destruction de documents installe des conteneurs verrouillables dans différents endroits du bureau. Lorsque les documents papier confidentiels ne sont plus requis, les salariés les déposent dans ces conteneurs. Une fois qu’ils sont déposés, les papiers ne peuvent plus être retirés. Il est recommandé de mettre en place une politique 'Shred-it all' pour que les salariés n’aient plus besoin de décider si un document est confidentiel ou non ; en effet, tous les documents sont destinés à être détruits de façon sécurisée dès qu’on n’en a plus besoin.

La collecte

Méthode classique il est courant que les corbeilles à papier pour le recyclage soient vidées dans des plus grands conteneurs ouverts laissés dehors en attente de la collecte. Les informations confidentielles sont exposées et susceptibles d’être volées.

Recyclage sécurisé : des spécialistes en sécurité de l’information se rendent à une date convenue sur le lieu de travail pour vider les conteneurs verrouillés et évacuer les documents en vue de leur déchiquetage sécurisé.  

La destruction de documents

Méthode classique : les produits papier sont acheminés vers un site de recyclage par camion alors que les informations ne sont pas protégées sur le trajet. Sur le site de recyclage, les papiers sont triés par du personnel non certifié. Si les documents finissent bien par être détruits et recyclés, la date de destruction n’est pas précisée et aucune attestation n’est remise.

Recyclage sécurisé : un prestataire de destruction de documents professionnel opère selon un processus de déchiquetage sécurisé en utilisant une machine de déchiquetage industrielle. Puis, le papier déchiqueté est mis en balles et expédié vers des papeteries pour être recyclé. Un certificat de destruction est remis après chaque intervention.     

Pour savoir comment votre entreprise peut réduire les risques de fuite de données, consultez ce guide gratuit de mise en œuvre des bonnes pratiques de sécurité


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