Wij gebruiken cookies om onze website te verbeteren. Door onze site te gebruiken, gaat u akkoord met het gebruik van deze cookies. Voor meer informatie zie onze algemene voorwaarden.

Reken voorgoed af met overtollig informatiegewicht

Geplaatst februari 15, 2017 door Jenny Green



Rond februari beginnen goede voornemens voor het nieuwe jaar over het algemeen langzamerhand te vervagen. 

Heel wat organisaties nemen zich voor 'informatiegewicht ' te verliezen en een einde te maken aan overtollige documenten die rondslingeren in bureaus en archiefkasten, maar dan komt het werk weer op gang en wordt het opeens moeilijk die goede voornemens vol te houden.

Volgens sommige schattingen en op basis van de technologische ontwikkelingen, verdubbelt de hoeveelheid data op de werkvloer om de achttien maanden. Bovendien gebruikt de gemiddelde kantoormedewerker 10.000 vellen kopieerpapier per jaar.

Wanneer we ook rekening houden met informatiebeveiliging en het risico op datalekken, wordt nog duidelijker hoe belangrijk het is een plan te hebben waar iedereen zich het hele jaar door aan kan houden om het 'informatiegewicht' onder controle te hebben.

Tips om voorgoed af te rekenen met extra informatiekilo's in het nieuwe jaar
Gooi weg. Laat werknemers alle bewaarde documenten bekijken en gooi weg wat niet bijgehouden hoeft te worden. Hoewel het belangrijk is regels over de bewaarplicht te respecteren, hoeft u niet na te laten om gegevens op papier, in pdf-bestanden, e-mails, off-site documenten, dvd's en harde schijven te verwijderen wanneer ze niet meer nodig zijn.

Blijf strak georganiseerd.  Voer een uitgebreid beleid voor documentbeheer in zodat elk stuk vertrouwelijke informatie veilig wordt beheerd en beschermd, vanaf het moment dat het wordt aangemaakt tot wanneer het wordt verwijderd. Label documenten zodat duidelijk is wat erin staat, inclusief de datum en het jaar van aanmaken en de datum wanneer de informatie verwijderd mag worden. 

Verminder het papierverbruikGebruik papierbesparende strategieën om de hoeveelheid papier te verminderen die op het werk wordt gebruikt. Print bijvoorbeeld op beide zijden van het papier, schakel over op digitale documenten, bewaar documenten in de cloud, maak gebruik van online programma's voor samenwerking en organiseer papierloze meetings.

Analyseer de manier waarop u informatie verzamelt. Verzamel alleen informatie die nodig is voor uw activiteiten en/of de naleving van wetten en richtlijnen. Het updaten van het beleid is een werkje dat nooit klaar is.  

Maak veiligheid alomtegenwoordigGebruik verschillende beleidsmaatregelen en procedures om een veiligheidscultuur op de werkvloer te stimuleren. Voer een clean desk policy in zodat werknemers geen documenten laten rondslingeren op kantoor. Bewaar documenten op een beveiligde, afgesloten locatie en/of beveilig bestanden met een wachtwoord. Voer een 'Shred-it All'-beleid in zodat alle bedrijfsdocumenten op een beveiligde manier worden verwijderd en vernietigd wanneer ze niet langer nodig zijn. Een documentvernietigingsbeleid vervangt bijvoorbeeld open papiermanden door vergrendelde consoles voor documenten die regelmatig op een beveiligde manier worden geleegd.

Laat informatie regelmatig vernietigen. Werk samen met een documentvernietigingsbedrijf om regelmatig documenten te laten vernietigen. Zowel papieren als digitale documenten moeten op een beveiligde manier worden vernietigd wanneer ze niet langer nodig zijn. Versnipperen is de
voorkeursmethode en bovendien wettelijk verplicht voor vele documenten. De beste manier om digitale documenten te verwijderen is ook door ze te laten vernietigen – dat geldt zowel voor harde schijven als e-media. Een documentvernietigingsbeleid houdt het onderwerp onder de aandacht van de werknemers en helpt tegen laksheid op het vlak van informatiebeveiliging, een groeiend probleem volgens het verslag van Shred-it over de stand van zaken in onze sector in 2016.

Nog meer 'informatiegewicht' kwijtraken op het werk dankzij een betere beveiliging tegen de belangrijkste vormen van bedrijfsfraude.

Vraag een offerte aan

Vul het formulier in of bel ons op nummer 02 375 61 97 om uw bedrijf vandaag nog te beveiligen!

uncategorized

Selecteer dienst




Bedrijfsgegevens

Uw gegevens

Aanvullende gegevens

×