Wij gebruiken cookies om onze website te verbeteren. Door onze site te gebruiken, gaat u akkoord met het gebruik van deze cookies. Voor meer informatie zie onze algemene voorwaarden.

Is uw proces voor documentvernietiging waterdicht?

Geplaatst maart 13, 2017 door Jenny Green


 

"Kennis is macht"... dat weten we allemaal. Maar vertrouwelijke informatie is ook een enorm veiligheidsrisico als ze in de verkeerde handen valt.

Om uw werkplek veilig te houden, raden experts aan om het vernietigen van documenten en andere informatie uit te besteden.

Uit statistieken blijkt dat kantoormedewerkers nog altijd meer dan 10.000 vellen papier per jaar gebruiken. Maar dat aantal is niets vergeleken met de duizenden gedigitaliseerde documenten op hun computer. Het is dan ook essentieel dat ondernemingen vertrouwelijke documenten, zowel op papier als digitaal, beveiligen vanaf het moment van aanmaken tot wanneer de informatie niet meer nodig is.

Zelf versnipperen of laten doen?

Hoewel zelf versnipperen uiteraard een optie is, gaven bedrijven in een eerdere studie van Ponemon aan dat het efficiënter is voor dit vernietigingsproces een extern bedrijf in te schakelen. Kantoorversnipperaars versnipperen doorgaans in stroken en die kunnen weer worden samengevoegd. Het versnipperen zelf is een tijdrovende bezigheid – nietjes en paperclips moeten worden verwijderd voordat het papier handmatig in de machine wordt geplaatst. Bij het berekenen van de kosten om zelf documenten te versnipperen moet ook rekening worden gehouden met de potentiële stijging van het risico op interne fraude. 

Hoe kiest u een betrouwbare partner voor uw documentvernietiging

1. Ervaring in datavernietiging

Het bedrijf heeft een uitgebreide ervaring met lokale en veilige oplossingen voor datavernietiging zoals archieven, dossiers, harde schijven en andere elektronische media.

2. Vernietigingsapparatuur

Industriële apparatuur om papier te versnipperen tot de grootte van confetti (en niet in stroken), met de mogelijkheid om de snippergrootte te kiezen. U hoeft zich dan geen zorgen meer te maken want de vertrouwelijke documenten kunnen niet gereproduceerd worden.

3. Bewakingsketen

Er is een duidelijke bewakingsketen. Er worden vergrendelde consoles aangeboden in verschillende stijlen en maten voor het inzamelen en beveiligen van documenten die moeten worden vernietigd. De documenten worden verwijderd door personeel met een veiligheidsopleiding om ze vervolgens op een beveiligde manier te versnipperen.

4. Documentvernietiging op maat

De diensten zijn afgestemd op de unieke behoeften en de complexiteit van u als klant. Documenten kunnen ter plaatse of op een andere locatie worden versnipperd en de planning kan om praktische redenen worden aangepast aan de behoeften van uw organisatie.

5. Compliance, wetten en regelgeving

De leverancier is op de hoogte van de meest recente wijzigingen in de privacywetten en -regelgeving in de industrie. Hij of zij helpt klanten ook met compliance-vereisten. Uit de Ponemon-studie bleek dat bijna de helft van de respondenten hun documentvernietiging uitbesteedde omdat ze er zo zeker van konden zijn dat ze voldeden aan de privacywetgeving.

6. Digitale vernietiging

Er worden verschillende opties aangeboden voor het vernietigen van harde schrijven en e-media. "Het vernietigen van digitale informatie is even belangrijk als van papieren documenten," zegt Steve Durbin, Managing Director van het Information Security Forum (ISF), in een recent artikel op CIO.com. Alles wat gegevens bevat – elektronische media, afgedankte harde schijven, mobiele apparatuur – moet worden beschermd.

7. Ondersteunende diensten

Een beveiligde informatieverwerking is een prioriteit en past in het kader van een bredere strategie voor informatie- en documentbeheer. Dit omvat een 'Shred-it All'-beleid zodat alle documenten op een veilige manier worden vernietigd wanneer ze niet langer nodig zijn. In plaats van mensen alleen maar bewust te maken van hun verantwoordelijkheden op het vlak van informatiebeveiliging en hoe ze moeten reageren, moeten positieve handelingen wat betreft informatiebeveiliging volgens Durbin worden opgenomen in het beleid zodat werknemers spontaan stoppen om na te denken over hun gedrag en gewoontes.

8. Goed voor het milieu dankzij het recycleren van papier

Nadat het materiaal is vernietigd, worden de papiersnippers 100% gerecycleerd. Zo draagt u tevens bij aan een beter milieu.

9. Certificaat als bewijs van vernietiging

De leverancier van documentvernietigingsdiensten reikt een certificaat van vernietiging uit na elke versnippering en vernietiging van uw documenten. Dit is een permanent bewijs voor officiële doeleinden. Wanneer documenten zelf in-house versnippert, is er geen officieel bewijs voorhanden.

Om uw organisatie beter te beschermen, implementeert u een beleid voor beveiligd documentbeheer aan de hand van deze gratis tips.


Vraag een offerte aan

Vul het formulier in of bel ons op nummer 02 375 61 97 om uw bedrijf vandaag nog te beveiligen!

uncategorized

Selecteer dienst




Bedrijfsgegevens

Uw gegevens

Aanvullende gegevens

×