Documenten veilig archiveren voordat u ze versnippert

Naarmate COVID-19-beperkingen verder worden teruggeschroefd, keren meer bedrijven terug naar het kantoor of volgen ze op zijn minst een hybride model tussen kantoor en thuis.
 
Veel werknemers zijn tijdens de pandemie echter helemaal niet naar het kantoor gekomen, wat betekent dat kantoren en bureaus waarschijnlijk opgeruimd moeten worden.
 
Documenten archiveren en ze vervolgens efficiënt en veilig laten verwijderen door een informatiebeveiligingsbedrijf als Shred-it is een van de beste manieren om uw vertrouwelijke en gevoelige informatie te beschermen, het risico op een datalek te beperken en u te helpen aan relevante regelgeving te voldoen.

De vraag is: wat zijn de verschillende manieren om documenten te archiveren?

Soorten documentarchivering

Ten eerste moet u de verschillende manieren kennen om documenten te archiveren, waaronder traditionele opslag, digitale opslag en scannen op aanvraag. Hieronder vindt u een overzicht van elk van deze methoden.

Traditionele opslag

Traditionele opslag is wanneer u papier archiveert door het ter plaatse in een kast op te bergen. Het is een goede aanpak voor kleinere bedrijven die misschien maar een klein aantal documenten hoeven te archiveren.

Opslag op locatie gaat gepaard met enkele maatregelen die u moet naleven, zoals ervoor zorgen dat u investeert in toepasselijke, veilige apparatuur. Denk bijvoorbeeld aan een brandveilige kluis of een afsluitbare archiefkast.

Organisatie is ook van vitaal belang bij deze methode, omdat extra beveiliging nodig is om de veiligheid van uw documenten te garanderen. Weten welke documenten worden gearchiveerd en waar ze worden gearchiveerd zal u helpen bij dit potentiële probleem.

Als opslag op locatie geen optie is voor uw bedrijf, kunt u ervoor kiezen om te betalen voor een externe beveiligde opslagfaciliteit. Grote bedrijven kiezen vaak voor externe opslag, zodat ook niet-missiekritieke documenten bewaard blijven.

Er zijn een paar factoren waarmee u rekening moet houden bij het archiveren van documenten in een externe opslagfaciliteit. Dit omvat hoe dicht de faciliteit bij uw werkplek ligt, hoe snel u toegang hebt tot gearchiveerde documenten, en beveiliging in de faciliteit – u wilt uiteraard niet dat uw documenten in verkeerde handen vallen.

Digitale opslag

Digitale opslag is het digitaal archiveren van documenten en vormt een fantastische manier om ruimte te besparen, omdat het de behoefte aan opslag van papieren documenten beperkt. Het online archiveren van documenten stelt bedrijven ook in staat om op afstand te werken en ruimte te besparen op kantoor.

Digitale opslag is echter niet voor iedereen weggelegd. Alles online uploaden lijkt misschien een enorme klus en zonder een beveiligd netwerk of cloudservice kunnen uw gearchiveerde documenten worden blootgesteld aan cyberaanvallen die uw bedrijfsresultaten en uw reputatie kunnen beïnvloeden.

Investeren in een betrouwbare cloudservice en harde schijven van topkwaliteit maakt van het digitaal archiveren van documenten een veilige optie.

Scannen op aanvraag

Scannen op aanvraag combineert de twee methoden door documenten extern te archiveren en vervolgens digitaal te scannen en naar u terug te sturen. Het kan het beste van twee werelden zijn en een geweldige optie voor grote bedrijven die meer opslagruimte en incidentele toegang tot hun documenten vereisen.

Deze optie is mogelijk duurder omdat u betaalt voor aanvullende diensten, inclusief zowel externe opslag van papieren documenten als digitale opslag.

Veilige informatievernietiging

Na het archiveren van documenten in overeenstemming met de AVG-richtlijnen en -bewaartermijnen is het tijd voor de beoordeling van documenten die mogelijk veilige vernietiging vereisen.

Papier vertegenwoordigt 26% van het afval op de vuilstort, en we bieden een aantal manieren om uw documenten en harde schijven veilig te vernietigen, zowel extern als op locatie. Dat is milieuvriendelijker dan ze weg te gooien of ze te archiveren, waardoor ze ruimte in beslag blijven nemen.¹

Eenmalige papierversnippering

De opslag van papieren documenten kan essentiële ruimte in beslag nemen bij het archiveren van documenten, maar onze Eenmalige papierversnipperingsdienst helpt u alle niet-essentiële documenten op te ruimen, zodat u alleen papieren en documenten hoeft te archiveren die u moet bewaren of die relevant zijn voor uw bedrijf en klanten.

Regelmatig geplande papierversnippering

Onze eenmalige papierversnippering kan een oplossing zijn voor uiteenlopende bedrijven, maar grotere bedrijven hebben vaak een meer regelmatige service nodig. Voor deze bedrijven is onze Regelmatig geplande papiervernietigingsdienst een kosteneffectieve oplossing die ervoor zorgt dat uw vertrouwelijke informatie veilig blijft.

Vernietigen van harde schijven 

Het archiveren van documenten door middel van opslag van papieren documenten vormt voor grote bedrijven mogelijk geen effectief gebruik van opslagruimte. Daarom is het gebruik van een cloudservice of harde schijven vaak de beste optie. Harde schijven hebben echter ook geen oneindige opslagruimte en u wilt niet dat uw vertrouwelijke informatie in verkeerde handen valt. De vernietigingsdiensten voor harde schijven van Shred-it zijn speciaal ontworpen om uw harde schijven te vernietigen, zodat gegevens nooit kunnen worden teruggehaald of gereconstrueerd.

Dingen om te onthouden tijdens het archiveren van documenten

Hier zijn enkele belangrijke dingen om te onthouden bij het ontwikkelen van uw strategie voor documentarchivering:

• Organisatie: Creëer categorieën voor verschillende soorten documenten, zodat ze gemakkelijk vindbaar en toegankelijk zijn.
• GDPR: Zorg ervoor dat u voldoet aan de AVG-richtlijnen en -bewaartermijnen.
• Beveiliging: Investeer in hoogwaardige beveiliging, of het nu gaat om traditionele of digitale opslag voor het archiveren van documenten.

Neem voor meer informatie vandaag nog contact met ons op om na te gaan hoe onze diensten uw bedrijf, klanten en werknemers kunnen beschermen.