Veilig recyclen met Shred-it: Onze levenscyclus voor documentvernietiging

Het beveiligen van privé-informatie is belangrijker dan ooit voor bedrijven. Het beschermen van vertrouwelijke bedrijfsgegevens verkleint niet alleen de kans op een datalek, maar kan bedrijven ook helpen het vertrouwen onder werknemers en klanten op te bouwen en te behouden.
 
Sommige organisaties kiezen ervoor om vertrouwelijke documenten weg te gooien in een traditionele recyclingbak. Hoewel deze bakken een milieuvriendelijke optie voor verwijdering kunnen zijn, brengen ze vertrouwelijke informatie in gevaar en geven ze criminelen de kans om hun slag te slaan. Veel tools voor het beheer van de levenscyclus van documenten stellen informatie bloot aan inbreuk; een belangrijke reden voor het feit dat 56% van de Europeanen tussen 2018 en 2020 te maken heeft gehad met een of andere vorm van fraude. Nog eens een derde van hen gaf aan slachtoffer te zijn geweest van identiteitsdiefstal.
 
Om deze risico's beter te begrijpen, is het belangrijk om inzicht te krijgen in de levenscyclus van een document dat via een traditionele recyclingbak wordt weggegooid en hoe dit zich verhoudt tot het veilige documentvernietigingsproces met Shred-it.

Kwetsbaarheden van traditionele verwijdering van documenten

Bijna elk punt in het traditionele recyclingproces brengt het potentiële risico met zich mee dat vertrouwelijke informatie wordt blootgesteld aan inbreuk. Hieronder staan de vijf gebieden waar zich kwetsbaarheden kunnen voordoen:
 

• Recyclingbakken: zodra medewerkers vertrouwelijke documenten niet meer nodig hebben, gooien ze deze in de dichtstbijzijnde recyclingbak. Dit stelt mogelijk de inhoud van de documenten bloot aan iedereen op kantoor, inclusief bezoekers en anderen voor wie de gevoelige informatie verboden terrein is.

• Vuilniszakken: gerecycleerde documenten worden verzameld in grote plastic zakken of bakken die mogelijk vertrouwelijke informatie kunnen onthullen aan iedereen in het kantoorgebouw. Veel bedrijven begrijpen misschien niet dat het blootstellen van deze voorwerpen een potentieel risico kan vormen. Vertrouwelijke informatie is niet veilig als een persoon, binnen of buiten een organisatie, er zonder toestemming toegang toe heeft.

• Buitenbakken: vervolgens zal de conciërge van het gebouw de weggegooide documenten overbrengen naar de buitenbakken voor inzameling. Op dat punt is de vertrouwelijke informatie mogelijk ook toegankelijk voor mensen buiten het gebouw. Deze buitenbakken zijn vaak niet vergrendeld en worden niet nauwlettend in de gaten gehouden, waardoor de weggegooide documenten een eenvoudige prooi worden voor criminelen.

• Vrachtwagens: recyclingprofessionals laden de intacte documenten vervolgens op een vrachtwagen voor transport naar de sorteerfaciliteit. Dit biedt verdere verwerkers, zoals recyclingmedewerkers, vrachtwagenchauffeurs en anderen, mogelijk volledige toegang tot vertrouwelijke informatie.

• Sorteerfaciliteit: ten slotte worden de documenten afgeleverd bij de sorteerfaciliteit, waar medewerkers en vrijwilligers ze sorteren en voorbereiden op recycling. Deze werknemers en vrijwilligers kunnen de gevoelige informatie in de documenten moeiteloos inzien, delen en stelen.

Uiteindelijk recyclet de faciliteit deze documenten, maar bedrijven ontvangen geen schriftelijk bewijs van wanneer en waar hun beveiligde documenten zijn vernietigd. Hoewel het ‘recyclingbak’-proces het milieu ten goede komt, brengt het herhaaldelijk vertrouwelijke informatie in gevaar, met alle risico's op een datalek van dien. Deze vijf kwetsbaarheden benadrukken het belang van documentvernietiging en het invoeren van de juiste procedures hiervoor.

Veilige verwijdering van gevoelige informatie

We hebben het vernietigingsproces binnen het gegevensbeheer van Shred-it ontworpen met de vijf kwetsbaarheden in het achterhoofd. Zo zorgen we ervoor dat vertrouwelijke informatie wordt beschermd vanaf het moment dat een document voor het eerst wordt weggegooid tot aan het moment dat het document wordt gerecycled. Ons proces omvat drie simpele stappen:

• Medewerkers deponeren hun vertrouwelijke documenten in een beveiligde Shred-it-console. In tegenstelling tot het traditionele proces van documentverwijdering, waarbij iedereen op kantoor documenten uit recyclingbakken kan inzien en meenemen, zijn beveiligde consoles van Shred-it vergrendeld. Ook beschikken ze over een afgeschuinde sleuf om toegang tot weggegooide documenten te voorkomen.

• Ons team van professionals maakt de consoles leeg en versnippert alle documenten. Het doel van documentenvernietiging is het tegengaan van ongeautoriseerde toegang tot beschermde informatie. In een traditioneel proces voor documentverwijdering kunnen kwaadwillenden gevoelige documenten stelen, zelfs als ze handmatig zijn verscheurd. Versnippering kan documenten echter vrijwel onleesbaar maken. Shred-it vernietigt documenten op een veilige manier met behulp van de nieuwste cross-cut-technologie. Uw organisatie heeft de keuze om documenten ter plaatse te versnipperen of in een beveiligde vernietigingsfaciliteit, waar documenten binnen 48 uur na aankomst worden vernietigd.

• Ten slotte levert ons team de versnipperde vertrouwelijke documenten af bij een papierfabriek voor recycling. Onze klanten profiteren van de milieuvoordelen van de recyclingbak zonder in te boeten op gegevensveiligheid.

Bescherm uw gegevens met Shred-it

Bij het verwijderen van vertrouwelijke documenten gaat het niet alleen om het verwijderen van onnodig papierafval: het gaat ook om het beschermen van uw relatie met uw klanten, medewerkers, partners en de gemeenschap. Passende beleidslijnen en procedures voor het vernietigen van documenten beschermen uw organisatie tegen de talloze risico's van traditionele documentverwijdering.
 
Wij volgen een beveiligingsprotocol van zes stappen om vertrouwelijke informatie in elke fase veilig te stellen. We scannen bij elk contactpunt een barcode om onze bewakingsketen te volgen, en onze medewerkers zijn gecertificeerde informatiebeveiligingsprofessionals. Dit betekent dat ze een intensieve training hebben gevolgd om te leren hoe ze vertrouwelijke informatie kunnen beschermen.
 
Onze wagenparken zijn voorzien van GPS-tracking, zodat we altijd weten waar uw documenten zijn. Bovendien vergrendelen we onze containers en vrachtwagens om de informatie tijdens het transport veilig te stellen. Onze veilige, bewaakte faciliteiten beschermen uw informatie voordat deze wordt vernietigd. Wanneer het proces is voltooid, ontvangen onze klanten een vernietigingscertificaat om te garanderen dat we uw documenten hebben vernietigd en gerecycled.
 
Met Shred-it kunt u erop vertrouwen dat uw informatie bij elke stap van het proces veilig is en dat u uw steentje bijdraagt aan de bescherming van het milieu. In 2021 hebben we wereldwijd op veilige wijze 500 miljoen kg papier versnipperd en gerecycled. Dit staat gelijk aan 9 miljoen gespaarde bomen en 1,26 kubieke meter aan bespaarde stortruimte.
 
Kom meer te weten over ons proces voor veilige documentverwijdering en onze opties voor veilige documentvernietiging. Of u nu een mkb heeft of een groter bedrijf: wij hebben een oplossing voor u. Neem contact met ons op.